Na podatelnu úřadu přistane veřejná vyhláška se lhůtou doručení 15 dní. Tajemnice odjela v sobotu do Chorvatska, starosta je na chalupě v Krkonoších, místostarostka má nemocné dítě.
Vyhláška musí dnes na úřední desku. Fyzicky i elektronicky. Kdo to udělá?
Tahle scéna se během letních dovolených odehrává v tisících obcích po celé republice. Většinou to nakonec někdo nějak zvládne. Jenže problém obvykle nedělá samotná deska, ale procesy okolo ní. Vyvěsí to asistentka, která k tomu nemá oprávnění. Datum se napíše špatně. Dokument skončí jen na fyzické desce a elektronická verze chybí. Nebo na něj po 14 dnech nikdo nepřijde a nesejmutý dokument visí dál.
Důsledky? V lepším případě obec pokárá kraj. V horším je smlouva neplatná, řízení se opakuje, někdo se odvolá. Nejvyšší soud v rozsudku 30 Cdo 2373/2012 potvrdil, že nezveřejnění záměru obce nakládat s nemovitým majetkem činí pozdější smlouvu absolutně neplatnou. Žádná drobnost.
Zákon prostě nezná léto. Úřední deska musí být přístupná 24/7, fyzická i elektronická, podle § 26 správního řádu. A patnáctidenní lhůta podle § 25 SŘ začíná běžet dnem vyvěšení, ne dnem, kdy se tajemnice vrátí z hor.
Dobrá zpráva: pět jednoduchých kroků, které uděláte před obdobím dovolených.
Vyjmenujte, co je „kritické do 24 hodin“
Spousta dokumentů snese týden zpoždění. Veřejné vyhlášky, opatření obecné povahy, dražební vyhlášky a oznámení záměrů s majetkem ne. Udělejte si na úřadě seznam typů dokumentů, které musí na desku tentýž den, kdy dorazí. A pověste ho na nástěnku v podatelně.
Mějte zástup s plnými právy, ne jen heslem
Pokud má vyvěsit jen tajemnice a ostatní mají „přístup“ jen tak, že vědí, kde má v šuplíku heslo, máte problém. Při dovolené musí mít minimálně dva další zaměstnanci skutečnou roli s oprávněním publikovat. Rolí, ne kombinací přihlašovacích údajů.
Naplánujte všechno, co naplánovat jde
Projděte si kalendář na červen, červenec a srpen a sepište, co všechno víte dopředu. Vyhlášky se sezónou, oznámení o jednání zastupitelstva v září, plánované záměry. Naplánujte je v systému s konkrétním datem zveřejnění i sejmutí. Když máte plánovač, vytěžte ho. Co je naplánováno, vyvěsí se samo. Co je naplánováno, sejme se samo.
Mějte hotline na dodavatele EÚD
Co se stane, když panel zhasne v pátek večer? Pokud váš dodavatel reaguje „v pondělí ráno“, už jste o tři dny od splnění zákona. U DigiDay držíme nad zařízením dohled 24/7, takže výpadek vidíme dřív než obec. Když má váš stávající dodavatel jiný režim, vyjasněte si to teď, ne až přijde vyhláška.
Týdenní kontrola „co visí a co padlo“
Jednou týdně se někdo musí podívat: visí, co má viset? Sejmulo se, co se mělo sejmout? Je datum sejmutí v evidenci? Pět minut práce, které ušetří tři měsíce dohadování s krajským úřadem nebo neplatnou smlouvu se sousedem.
A pravda, kterou výrobci EÚD neradi slyší
Outsourcing technologie nezbavuje obec odpovědnosti. Ani když vyvěsí náš systém. Ani když publikuje váš správce webu. Když dokument nevisí, nevisí. A obec odpovídá. Proto v DigiDay nesázíme jen na techniku, ale i na procesy okolo ní. Bez toho ani nejlepší deska nepomůže.
A tyhle praktické věci si naši obchodní zástupci nenechávají pro sebe. Když přijedou ke starostovi, nemluví jen o panelu a softwaru. Technika je půlka řešení. Druhá půlka jsou lidé a postupy okolo ní.
Chcete to projít s námi? Ozvěte se našemu obchodnímu oddělení.
